Softver za vođenje projekata: kako odabrati pravi alat za svoj tim
Softver za vođenje projekata je alat koji timovima pomaže planirati zadatke, raspoređivati resurse, pratiti rokove i troškove te smanjiti rizik od neuspjeha projekta. Svaki je projekt rizičan: tri najveća ograničenja su rizik da projekt neće biti gotov na vrijeme, da će probiti zadani proračun i da neće ostvariti zadane ciljeve. Prema istraživanju koje je objavio Gallup, a temelji se na studiji tvrtke PricewaterhouseCoopers nad 10.640 projekata, samo 2,5 % poduzeća uspješno dovrši 100 % svojih projekata. Ovaj vodič objašnjava koje vrste softvera za vođenje projekata postoje, koje funkcije mora imati dobar alat i kako odabrati pravi za malo ili srednje poduzeće.
Zašto je softver za vođenje projekata važan za uspjeh projekta?
Softver za vođenje projekata je važan jer izravno povećava vjerojatnost da projekt završi na vrijeme, unutar proračuna i sa zadanim ciljevima. Upravljanje projektnim timom i istovremena koordinacija komunikacije s klijentom sami su po sebi težak zadatak. Ako za komunikaciju koristite samo e-poštu, velika je vjerojatnost da se članovi tima izgube u porukama, pobrkaju prioritete ili pomiješaju zaduženja – neki se zadaci ne završe na vrijeme, a neki se odrade dvostruko. Odgovarajući alat poput Kendo Managera objedinjuje zadatke, rokove i komunikaciju na jednom mjestu te tako uklanja tu zbrku, neovisno o složenosti i opsegu projekta.
Što košta loše upravljanje projektima?
Loše upravljanje projektima košta poduzeća vrijeme, proračun i čitave ugovore. Analiza 1.471 IT projekta objavljena u časopisu Harvard Business Review pokazala je prosječno prekoračenje troškova od 27 %, pri čemu je svaki šesti projekt probio proračun za otprilike 200 %. Sljedeći pokazatelji jasno govore zašto se ulaganje u strukturirani alat isplati.
| Pokazatelj | Vrijednost | Izvor |
|---|---|---|
| Poduzeća koja dovrše 100 % svojih projekata | 2,5 % | PwC / Gallup |
| Prosječno prekoračenje troškova na IT projektima | 27 % | Harvard Business Review |
| Projekti koji propadaju zbog loše komunikacije | 57 % | IT Cortex |
| Veliki IT projekti koji ugrožavaju opstanak tvrtke | 17 % | Calleam |
| Uspješni projekti koji koriste softver za vođenje projekata | 77 % | Wrike |
Koje vrste softvera za vođenje projekata postoje?
Softver za vođenje projekata dijeli se na dvije osnovne vrste: on-premise (na vlastitoj infrastrukturi) i online softver baziran na oblaku. Izbor pravog alata zna biti zbunjujuć zbog mnoštva opcija na tržištu, no ta osnovna podjela pomaže suziti odabir prema tome gdje se nalaze vaši podaci i tko njima upravlja.
Što je on-premise softver za vođenje projekata?
On-premise softver za vođenje projekata instalira se na vlastitom serveru tvrtke – online ili unutar mreže – kojim upravlja interni IT tim. Tako poduzeće ima potpunu kontrolu nad svojim podacima uz niže dugoročne troškove, zbog čega se sve više malih i srednjih poduzeća odlučuje upravo za ovo rješenje. Primjeri su Microsoft Project i Kendo Manager.
Što je online (cloud) softver za vođenje projekata?
Online softver za vođenje projekata koristi tehnologiju u oblaku i pružatelji ga nude kao uslugu (Software-as-a-Service). Podaci se pohranjuju na serverima pružatelja usluge, a pristup je moguć s bilo kojeg uređaja bez vlastite infrastrukture. Primjeri su Basecamp i Jira.
| Kriterij | On-premise | Online (cloud / SaaS) |
|---|---|---|
| Gdje se nalaze podaci | Na vlastitom serveru | Na serveru pružatelja usluge |
| Kontrola nad podacima | Potpuna | Ograničena |
| Početni troškovi | Viši (infrastruktura) | Niži (mjesečna pretplata) |
| Održavanje | Vlastiti IT tim | Pružatelj usluge |
| Primjeri | Microsoft Project, Kendo Manager | Basecamp, Jira |
Koje funkcije mora imati dobar softver za vođenje projekata?
Dobar softver za vođenje projekata trebao bi pokrivati 13 ključnih funkcija: upravljanje zadacima, timski rad, materijale za učenje, integraciju e-pošte, upravljanje dokumentima, praćenje troškova, raspodjelu resursa, mobilni pristup, integracije trećih strana, fleksibilnost, izvještavanje, izradu rasporeda i praćenje vremena. Pri odabiru alata vrijedi proći ovaj popis i provjeriti koje su funkcije za vaš tim presudne.
Upravljanje zadacima
Upravljanje zadacima je sposobnost kreiranja popisa aktivnosti i njihova vođenja tijekom cijelog procesa. Dobar alat omogućuje postavljanje ovisnosti među zadacima, stvaranje i vođenje podzadataka, definiranje rokova, dodjeljivanje zadataka članovima tima te izvoz popisa zadataka. Iste se zadatke najčešće može prikazati na tri načina – kao popis aktivnosti, Kanban ploču i gantogram.
Popis aktivnosti
Kanban ploča
Gantogram
Timski rad i suradnja
Timski rad je kritičan čimbenik uspjeha svakog projekta i nužna funkcija svakog ozbiljnog alata. Softver bi trebao pružiti virtualni prostor za pokretanje rasprava, spremanje povijesti komunikacije, izradu i dijeljenje dokumenata, slanje upozorenja i obavijesti te privatnih poruka jednom ili više primatelja. Tako neograničen broj članova tima može komunicirati i voditi raspravu vezanu uz posao na jednom mjestu.
Materijali za učenje i podrška
Materijali za učenje pripremaju svakog člana tima za rad u alatu, bez obzira na to uči li čitanjem članaka, gledanjem videozapisa ili sudjelovanjem na webinarima. Softver koji skraćuje vrijeme učenja omogućuje korisnicima da više vremena posvete samom poslu, a manje svladavanju alata.
Integracija e-pošte
Integracija e-pošte povezuje najpopularniju poslovnu aplikaciju izravno s alatom za vođenje projekata. Ako softver može primati i slati poruke e-pošte unutar programa, produktivnost raste jer se gubi manje vremena na prebacivanje između aplikacija. E-pošta tako postaje izvor ažuriranja statusa, a novi zadaci i izvješća o napretku mogu se slati na unaprijed definirani popis primatelja.
Upravljanje dokumentima
Upravljanje dokumentima je mogućnost organiziranja datoteka izravno u alatu, bez rješenja treće strane. To uključuje sigurnu središnju pohranu, dodavanje dokumenata zadacima, opise i komentare na učitane datoteke, učitavanje više dokumenata metodom „povuci i ispusti“ te kontrolu nad svim materijalima projekta.
Praćenje troškova
Praćenje troškova omogućuje uvid u novčana sredstva koja se troše tijekom realizacije projekta. Alat poput Kendo Managera olakšava praćenje promjena proračuna i prilagodbi te upozorava kad troškovi dosegnu kritičnu točku. Svim zainteresiranim stranama – projektnim menadžerima, donatorima ili ulagačima – omogućuje uvid u to kako se troškovi raspoređuju.
Raspodjela resursa
Raspodjela resursa znači učinkovito upravljanje svime što je dodijeljeno projektu. Kendo Manager omogućuje određivanje projektnih uloga, dodjelu dozvola na razini uloge i postavljanje razine resursa u stvarnom vremenu. Bez obzira radi li se o osobi, materijalu ili objektu, resursi se tako iskorištavaju učinkovito i bez preklapanja.
Mobilni pristup
Mobilni pristup omogućuje rad u alatu i kad članovi tima nisu za stolom. Budući da projektni timovi danas često rade kod klijenta ili s udaljene lokacije, ključno je da odabrani softver za vođenje projekata ima punu funkcionalnost i na pametnom telefonu.
Integracije trećih strana
Integracije trećih strana povezuju alat za vođenje projekata s aplikacijama koje organizacija već koristi. Dobra je opcija ako se softver glatko povezuje s alatima poput Google Workspacea, Microsoft Outlooka, Salesforcea i Dropboxa, čime se izbjegava dvostruki unos podataka.
Fleksibilnost i prilagodba
Fleksibilnost je mogućnost prilagodbe alata potrebama pojedine tvrtke ili korisnika. Mogućnost prilagodbe – primjerice za prodajne i marketinške timove ili promjenu jezika sučelja – često presudi kojem će alatu određena organizacija dati prednost.
Izvještavanje na projektu
Izvještavanje je standardna funkcija, no svaka organizacija ima drukčije zahtjeve i često joj treba više od generičkih izvješća. Softver koji nudi mnogo vrsta izvješća ili mogućnost njihove prilagodbe uvijek ima prednost pri odabiru.
Izrada rasporeda
Izrada rasporeda je sposobnost alata da postavi raspored zadataka, kreira vremenske rokove i ključne događaje te odredi ovisnosti i resurse. Riječ je o jednoj od temeljnih funkcionalnosti upravljanja projektima i stoga je presudno važna.
Praćenje vremena
Praćenje vremena omogućuje uvid u stvarno utrošeno vrijeme na projektu i kontrolu nad predanim vremenskim listićima. Posebno je vrijedno timovima koji imaju duže zadatke ili velik broj resursa. U nastavku pogledajte kratki videoprikaz funkcionalnosti.
Cijela videolista dostupna je na YouTube playlisti.
Koji softver za vođenje projekata odabrati za malo i srednje poduzeće?
Za malo i srednje poduzeće dobar je izbor on-premise softver za vođenje projekata jer nudi potpunu kontrolu nad podacima uz niže dugoročne troškove. Kendo Manager objedinjuje gantograme, Kanban ploče, popise zadataka i projektne nadzorne ploče te se može instalirati na vlastitoj infrastrukturi kao središnji projektni server. Funkcije se mogu uključiti ili isključiti prema potrebi, pa alat raste zajedno s timom – od administrativnih timova do projekata u IT-u, marketingu i neprofitnom sektoru.
Često postavljana pitanja o softveru za vođenje projekata
Što je softver za vođenje projekata?
Softver za vođenje projekata je alat koji objedinjuje planiranje zadataka, raspodjelu resursa, praćenje rokova, troškova i izvještavanje na jednom mjestu. Pomaže timovima da projekt završe na vrijeme, unutar proračuna i sa zadanim ciljevima.
Koje vrste softvera za vođenje projekata postoje?
Postoje dvije osnovne vrste: on-premise softver, koji se nalazi na vlastitom serveru tvrtke, i online (cloud) softver, koji pružatelj nudi kao uslugu u oblaku. On-premise daje veću kontrolu nad podacima, dok online rješenja imaju niže početne troškove.
Koje funkcije mora imati dobar softver za vođenje projekata?
Dobar alat trebao bi imati upravljanje zadacima, timsku suradnju, raspodjelu resursa, praćenje troškova i vremena, izradu rasporeda, izvještavanje, upravljanje dokumentima, mobilni pristup te integracije s e-poštom i aplikacijama trećih strana.
Je li on-premise softver za vođenje projekata sigurniji?
On-premise softver pruža veću kontrolu nad sigurnošću jer svi podaci ostaju na infrastrukturi tvrtke. Poduzeće samostalno upravlja serverom, pristupom i sigurnosnim kopijama, što je prednost za organizacije s povećanim zahtjevima za zaštitom podataka.
Može li se softver za vođenje projekata koristiti na mobilnom uređaju?
Da. Kvalitetan softver za vođenje projekata ima punu funkcionalnost i na pametnom telefonu, pa članovi tima mogu upravljati zadacima, resursima i komunikacijom kod klijenta ili s udaljene lokacije.
Koji softver za vođenje projekata je najbolji za malo poduzeće?
Za malo poduzeće dobro odgovara prilagodljiv on-premise alat poput Kendo Managera jer objedinjuje gantograme, Kanban i izvještavanje uz nisku cijenu i potpunu kontrolu nad podacima. Funkcije se uključuju prema potrebi, pa alat raste zajedno s timom.
Smanjuje li softver za vođenje projekata rizik od neuspjeha?
Podaci to potvrđuju: 77 % uspješnih projekata koristi softver za vođenje projekata prema Wrikeu, dok samo 2,5 % poduzeća dovrši sve svoje projekte. Struktura, transparentnost i jasna zaduženja smanjuju česte uzroke neuspjeha poput loše komunikacije.
