Kako povećati produktivnost uz pomoć softvera za upravljanje aktivnostima?
Prosječan zaposlenik koji radi na više projekata prebacuje se između aplikacija oko 1.200 puta dnevno i na ponovno fokusiranje gubi skoro 4 sata sedmično, odnosno oko 9% radnog vremena godišnje (Harvard Business Review, prema Asana Anatomy of Work). Softver za upravljanje aktivnostima vraća to vrijeme tako što sve aktivnosti, rokove i komunikaciju drži na jednom mjestu umjesto razbacane po pet različitih alata. Za projektne menadžere i timove koji vode više projekata istovremeno, to je razlika između projekta završenog na vrijeme i onoga koji tiho klizi iz rokova i budžeta. Ovaj vodič objašnjava šta je upravljanje aktivnostima, kako odabrati pravi alat i kojih 5 funkcija takav softver mora imati.
Bez centralnog pregleda, ista pitanja se vrte u svakom timu: je li ovo već urađeno, kada je rok i ko radi na čemu. Svaki takav upit prekida nečiji rad i troši vrijeme koje se nigdje ne bilježi.
Produktivnost je oduvijek jedna od najvažnijih komponenti za uspješno završavanje projekata. Uz nju ide i sposobnost da efikasno upravljate svojim aktivnostima i aktivnostima cijelog tima, jer su upravo aktivnosti gradivni element svakog projekta. Zato je efikasno upravljanje zadacima ključno za završavanje projekata na vrijeme.
Šta je upravljanje aktivnostima i kako ga raditi uspješno?
Upravljanje aktivnostima je proces praćenja zadatka kroz cijeli njegov životni ciklus, od planiranja i izvršenja do praćenja i izvještavanja, kako navodi i Wikipedia. Aktivnosti se realizuju određenim redoslijedom i uz određene resurse (ljude, mašine, materijale, troškove), da bi se projekat završio u planiranom vremenskom roku i u okviru predviđenih troškova.
Efikasno upravljanje aktivnostima znači upravljanje svim njihovim aspektima: statusom, prioritetom, vremenom, ljudskim i finansijskim resursima. Na jednom ili dva manja projekta sa malom grupom ljudi to je izvodljivo ručno. Čim broj projekata poraste, ručno praćenje svega postaje fizički nemoguće.
Zbog toga sve više projektnih menadžera traži softverske alate, ali često završe koristeći nekoliko različitih: jedan za komunikaciju, drugi za upravljanje aktivnostima, treći za dijeljenje dokumenata. Upravo to cijepanje rada na više alata stvara prebacivanje koje guta sate. Aplikacije koje sve drže na jednom mjestu dostupne su kompanijama svih veličina i rješavaju taj problem u korijenu.
Kako pronaći najbolji softver za upravljanje aktivnostima?
Najbolji softver za upravljanje aktivnostima je onaj koji je jednostavan za korištenje i ima tačno one funkcije koje vaša organizacija treba, ni manje ni više. Mjerilo je koliko olakšava svakodnevni rad, a ne koliko opcija ima na papiru.
Razlog zašto je izbor bitan leži u brojkama: prosječan tim na „rad oko rada“, odnosno na statuse, traženje informacija i administraciju, troši oko 60% radnog dana (Asana, Anatomy of Work Index). Mnoge aplikacije su odlične, ali im nedostaje neka funkcija koja vam je presudna. Zato kriterijum za izbor softvera za upravljanje aktivnostima moraju biti karakteristike koje vaši projekti stvarno zahtijevaju.
Koje funkcije mora imati softver za upravljanje aktivnostima? (5 ključnih)
Dobar softver za upravljanje aktivnostima mora imati 5 funkcija: pregled napretka na jednom mjestu, praćenje rokova, određivanje prioriteta, praćenje troškova i timsku komunikaciju. Tabela ispod povezuje svaku funkciju sa problemom koji rješava.
| Funkcija | Problem koji rješava |
|---|---|
| Pregled napretka na jednom mjestu | Nepostojanje jasne slike o tome dokle je svaki projekat stigao |
| Praćenje rokova | Aktivnosti koje neprimjetno kasne za projektnim planom |
| Određivanje prioriteta | Gubljenje vremena na manje važne zadatke |
| Praćenje troškova | Budžet koji izmiče kontroli tokom trajanja projekta |
| Timska komunikacija i dokumenti | Informacije rasute po e-mailovima i raznim alatima |
1. Kako vidjeti napredak svih projekata na jednom mjestu?
Napredak svih projekata vidite kroz centralni pregled koji jednim klikom prikazuje sve dodijeljene aktivnosti i njihov status. Kada imate više planiranih aktivnosti, ručno praćenje napretka je sporo i podložno greškama, dok dobar softver taj pregled daje odmah.
2. Zašto je praćenje rokova ključno?
Praćenje rokova je ključno jer omogućava da se sve aktivnosti prate uporedo sa projektnim planom i da se kašnjenja uoče na vrijeme. Rokovi usmjeravaju tim i drže projekat usklađenim sa planiranim datumom završetka.
3. Kako odrediti prioritet svake aktivnosti?
Prioritet određujete tako što najvažnije aktivnosti označite za prvo izvršenje, čime tim ostaje fokusiran na ono što trenutno najviše vrijedi. Bez jasnih prioriteta vrijeme se troši na skakanje s jedne stavke na drugu bez pravca, što je i razlog zašto 70% zaposlenih kaže da ima previše prioriteta odjednom (Workfront, Adobe).
4. Kako pratiti troškove projekta?
Troškove pratite kroz alate koji redovno ažuriraju budžet, obračunavaju nastale troškove i predviđaju buduće. Takvo kontinuirano usklađivanje budžeta sa planiranim datumom završetka sprečava da projekat probije finansijski okvir.
5. Kako poboljšati komunikaciju i dijeljenje dokumenata?
Komunikaciju poboljšavate tako što je, zajedno sa dokumentima vezanim za aktivnosti, držite na jednom mjestu dostupnom cijelom timu. Loša komunikacija znatno povećava šansu da se projekat ne završi na vrijeme, pa centralizovan pristup informacijama podiže nivo saradnje unutar tima.
Koji besplatni softver za upravljanje aktivnostima isprobati?
Prije kupovine, isplati se isprobati nekoliko besplatnih alata, jer izbor pravog rješenja traži vremena i ne treba ga ubrzavati. Pune verzije softvera za upravljanje projektima obično su bolji izbor, jer uz modul za aktivnosti nose i druge module koji pomažu da projekat isplanirate, nadgledate i završite.
Vjerovatno ste čuli za Microsoft Project, ali i za njegovu cijenu. Uz to, MS Project je složen alat koji traži dodatnu obuku zaposlenih, a time i nove troškove. Srećom, postoji mnogo besplatnih i plaćenih alternativa za MS Project.
Jedna od njih je besplatni softver za upravljanje projektima Kendo Manager. To je jeftinija alternativa Microsoft Project-u i kompletno rješenje za projektne menadžere, timove i kompanije, bez dodatnih troškova za plug-inove i skupe obuke. Besplatna verzija pokriva manji tim, a sve plaćene verzije idu uz jednokratnu licencu umjesto mjesečne pretplate.
Kendo Manager djeluje kao centralna tačka za timove: rad se odvija kroz različite module, a informacije i ažuriranja projekata se usklađuju bez zastoja. Pogodan je za sve vrste projekata, bez obzira na veličinu tima ili složenost posla.
Česta pitanja o softveru za upravljanje aktivnostima
Šta je softver za upravljanje aktivnostima?
Softver za upravljanje aktivnostima je alat koji prati zadatke kroz cijeli životni ciklus, od planiranja do izvještavanja, i drži status, rokove, prioritete i komunikaciju na jednom mjestu umjesto razbacane po više aplikacija.
Koja je razlika između upravljanja aktivnostima i upravljanja projektima?
Upravljanje aktivnostima pokriva pojedinačne zadatke unutar projekta, dok upravljanje projektima obuhvata cijeli projekat, uključujući resurse, troškove i rokove. Aktivnosti su gradivni dio, a projekat je cjelina koju one čine.
Da li je Kendo Manager besplatan?
Da, Kendo Manager ima besplatnu verziju za manje timove, sa istim modulima kao plaćene verzije. Plaćene verzije idu uz jednokratnu licencu, a cijene su navedene na stranici sa cijenama.
Koji su najbolji besplatni alati za upravljanje aktivnostima?
Najbolji besplatni alat je onaj koji ima funkcije koje vaši projekti traže i koji je jednostavan za korištenje. Kendo Manager je jedna besplatna alternativa Microsoft Project-u koja objedinjuje aktivnosti, rokove i troškove.
Kako softver za upravljanje aktivnostima povećava produktivnost?
Softver povećava produktivnost tako što ukida prebacivanje između više alata, koje prosječnom radniku oduzima oko 9% radnog vremena. Sa svim podacima na jednom mjestu, tim manje traži informacije, a više radi.
