Projektmanagement

Was ist Projektmanagement?

Um das Projektmanagement zu definieren, muss zunächst definiert werden, was ein Projekt ist. Alles, was einen Anfang, ein Ende hat und Ergebnisse bringt, ist ein Projekt. Projektmanagement ist daher eine Methode, mit der ein Projekt geplant, überwacht, gesteuert und gemeldet wird – mit anderen Worten, verwaltet wird.

Projektmanagement ist ein Begriff, der eine Reihe verwandter Disziplinen abdeckt, z. B. Planung, Zeitplanung, Aufgabenverwaltung, Ressourcenverwaltung, Risikomanagement und mehr. Die für die Überwachung der Projekte verantwortlichen Personen sind die Projektmanager. Sie entwickeln einen Plan, der die Erwartungen der Stakeholder erfüllt und das Projektteam zusammenbringt. Der Projektmanager überwacht und steuert dann die Ausführung des Projekts, bis ein Qualitätsergebnis erzielt wird. Dies geschieht häufig mit Hilfe einer Projektmanagement-Software.

Was ist Projektmanagement Software?

Projektmanagementsoftware ist eine Plattform, die Manager bei der Planung, Überwachung und Berichterstellung von Projekten unterstützt. Mithilfe der Projektmanagement-Software können Teams ihre Arbeit einfach verwalten und zusammenarbeiten. Gute Software befähigt Projektteams, alle Details, die ein Projekt erfolgreich machen, einfach zu verwalten.

Wenn Sie Hilfe bei der Verwaltung Ihrer Projekte benötigen und nach einer besseren Möglichkeit suchen, Aufgaben und Teams zu verwalten, können Sie noch heute die kostenlose Testversion von kendomanager.com nutzen. Unsere Projektmanagement-Software verfügt über eine Reihe von Tools wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und verschiedene Dashboards, sodass Projekte einfach nachverfolgt und pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden können.

Projektmanagement-Lebenszyklus

Da Projekte einen Anfang, eine Mitte und ein Ende haben, durchlaufen sie alle 5 wichtige Projektphasen. Wenn Sie diese fünf Phasen verstehen, haben Sie ein gutes Verständnis für das Projektmanagement.

Die fünf Phasen werden unten beschrieben.

Projekt initiieren oder starten

Dies ist der Beginn Ihres Projekts. Diese Phase beginnt normalerweise mit der Analyse eines Geschäftsfalls. Darin entwickeln Sie eine Idee und stellen ein Charterprojekt zusammen, ein Dokument, das genau angibt, was das Projekt bieten wird und wie Sie dorthin gelangen. Wenn Machbarkeitstests durchgeführt werden sollen, ist dies die Phase des Projekts, in der es abgeschlossen wird. Diese Phase des Projekts gipfelt in einem Meeting, in dem Sie das Team, die Stakeholder und andere relevante Parteien zusammenbringen, um die Projektziele, den Zeitplan und die Prozesse wie Kommunikationsprozess und Kommunikationskette zu definieren.

Planen

In der nächsten Phase planen Sie die Arbeit, indem Sie sie in kleinere Teile zerlegen und abschätzen, wie lange die Fertigstellung dauern wird. Das Ergebnis ist Ihr Projektplan, der häufig mithilfe eines Gantt-Diagramms angezeigt wird, das die Reihenfolge der Aufgaben und ihre gegenseitige Abhängigkeit darstellt. Auf diese Weise erhalten Sie eine Roadmap für die Arbeit, bis das Projekt abgeschlossen ist.

Implementierung

In dieser Phase findet der Hauptteil der Arbeit statt. Nachdem Sie einen Projektplan erstellt haben, können Sie ihn ausführen. Unterwegs überwachen und steuern Sie die Arbeit, um sicherzustellen, dass Sie in Bezug auf Budget, Zeitplan und Qualitätsleistung auf dem richtigen Weg sind. Sie werden auch daran arbeiten, Risiken zu identifizieren und zu mindern, Probleme zu lösen und Änderungen umzusetzen. In dieser Phase findet auch der Hauptteil der Arbeit des Projektmanagers statt.

Schließung

Die Projektarbeit sollte sorgfältig abgeschlossen werden, um die erzielten Ergebnisse optimal zu nutzen und den Erfahrungsaustausch an die Teams zu gewährleisten, die am meisten davon profitieren. Zu diesem Zeitpunkt erhalten Sie von den Benutzern eine Rückmeldung für den abgeschlossenen Auftrag, erledigen alle Unterlagen und Berichte und übergeben alle Aufträge an ein anderes Team, z. B. das Operations Management-Team.

So verwalten Sie ein Projekt: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

 

Projektlebenszyklus ist ein Begriff im Projektmanagement, der Techniken beschreibt, mit denen ein Projektmanager ein Projekt in mehrere Phasen unterteilen kann. In den meisten Situationen zeigt die Praxis, dass das Projekt mehr als fünf Schlüsselschritte bei der Projektrealisierung umfasst.

Um das Projekt ohne Probleme zu verwalten, wird empfohlen, die folgenden Schritte auszuführen:

Start-up-Phasen

Dokumentation

 

Jedes Projekt verfügt über eine Dokumentation, die abgeschlossen sein muss, bevor ein Projekt ernsthaft gestartet werden kann. In der Praxis gibt es beispielsweise Fälle, in denen die Gründe für die Notwendigkeit eines Projekts und die Kapitalrendite angegeben sind. Eine wichtige Rolle bei der Bewertung spielt die Machbarkeitsstudie, auf deren Grundlage unter Berücksichtigung der Ressourcen der Organisation festgestellt wird, ob das Projekt überhaupt möglich ist.

Angesichts der Menge an Papier, die vor dem Ausführen eines Projekts benötigt wird, aller Dokumente, die Sie während des Projekts sammeln, und der Notwendigkeit, nach Abschluss des Projekts alles zu archivieren, ist es wichtig, über eine Projektverwaltungssoftware zu verfügen, die alle diese Dateien sammeln und erstellen kann sie leicht zugänglich.

Stellen Sie das Projektteam zusammen

 

Für die Realisierung eines Projekts benötigen Sie Ressourcen für dessen Ausführung. Bevor Sie einen Projektplan erstellen, müssen Sie ein Projektteam mit bestimmten Fähigkeiten und Erfahrungen erstellen, die für das Projekt erforderlich sind. Dies beinhaltet die Erstellung einer Stellenbeschreibung, was das Ziel ist und welche Aufgaben sie im Projekt haben werden. Sie können all diese Informationen später in Ihre Projektmanagement-Software einfügen.

Ein Projektbüro einrichten

 

Ein Projektbüro ist ein physischer Bereich, der normalerweise für einen Projektmanager eingerichtet wird. Die Bestimmung des Standorts des Büros ist Teil der Anfangsphase des Projekts. In diesem Bereich werden nicht nur der Projektmanager (Projektmanager), sondern auch alle Support-Mitarbeiter untergebracht. Daher sollte die Infrastruktur für das Projektbüro eingerichtet werden, die den Besitz von Projektmanagementsoftware und aller für das Projekt erforderlichen Ausrüstung umfasst.

Planungsphase

 

Liste erstellen

 

Arbeitsaufgaben oder Aktivitäten sind kleinere Aufträge, die bis zur endgültigen Auslieferung im Projekt gebaut werden. Dies sind im Grunde Mikroprojekte. Sie erstellen eine Liste mit Aufgaben (Aktivitäten) oder PSP, indem Sie das endgültige Projekt oben in die Projektstrukturplan einfügen. Dies ist ein Baumdiagramm, mit dem Sie den Weg zum Projektabschluss abbilden können, ohne wichtige Schritte auf dem Weg zu verpassen.

Zu diesem Zeitpunkt haben Sie eine Liste von Aktivitäten oder Aufgaben und können Prioritäten festlegen, sodass Aufgaben nach hoher, niedriger oder mittlerer Priorität gefiltert werden können.

Machen Sie ein Projektbudget

 

Aufgaben kosten Geld. Die Teammitglieder müssen andere Ressourcen ausführen und einsetzen, darunter Materialien, Werkzeuge usw. Das Budget ist eine Möglichkeit, die Projektkosten zu schätzen.

Sobald Sie ein geplantes Budget haben, können Sie es zu kendomanager.com hinzufügen und es dann mit den tatsächlichen Kosten Ihrer Ressourcen vergleichen, während Sie das Projekt ausführen. Darüber hinaus werden diese Daten in Echtzeitberichte und Dashboards umgeleitet, sodass Sie bei steigenden Kosten nie unvorbereitet sind.

Risikomanagementplan

 

Es gibt kein Projekt ohne Risiko. Manchmal passieren Dinge einfach, es gibt immer Änderungen, einige sind unter Ihrer Kontrolle und andere sind nicht dabei. Bevor Sie ein Projekt starten, müssen Sie versuchen, die Risiken zu identifizieren und einen Risikomanagementplan sowie eine Risikoüberwachung und eine schnelle Reaktion darauf zu haben.

Kommunikationsplan

 

Gute Kommunikation bedeutet ein erfolgreiches Projekt. Wenn Sie einen klaren und festgelegten Kommunikationsplan haben, bedeutet dies, dass Sie die Personen angesprochen haben, die informiert werden müssen, welche Informationen sie benötigen, wie häufig und wie sie diese erhalten.

Projektpläne erstellen

 

Gantt-Diagramme sind die bevorzugte Methode, mit der Projektmanager ihre Projekte aufgrund ihrer Einrichtung planen. Ein Gantt-Diagramm ist wie Tabellenkalkulationen eine grafische Darstellung, die auch eine Zeitleiste enthält. Gant zeigt nicht nur alle Ihre Aufgaben an, sondern diese Aufgaben werden auch über die Zeitleiste angezeigt, sodass Sie das gesamte Projekt auf einen Blick visuell sehen können.

Einige Aufgaben hängen von anderen Aufgaben ab, bevor sie gestartet oder abgeschlossen werden können. Aufgaben können auch von Aufgaben abhängig sein, die später im Projekt zu Engpässen führen können. Durch das Verknüpfen von Aufgaben in Ihrem Gantt-Diagramm haben Sie die Möglichkeit, den Aufgabenplan selbst aufgrund unvorhergesehener Umstände nicht zu verlangsamen. Projekte können auch nach den Schlüsselereignissen unterteilt werden, die durch bestimmte Symbole dargestellt werden, die das Ende einer Phase und den Beginn der nächsten markieren.

Aufgaben zuweisen

 

Aufgaben sind nur Ideen, bis sie einem Mitglied des Teams zur Ausführung zugewiesen werden. Alle Vorbereitungen, die Sie in die Planung einfließen lassen, hängen davon ab, ob Sie dem Team diese Aufgabe zuweisen, damit es das tun kann, wofür es beauftragt ist.

Ausführungsphase

 

Aufgabenmanagement

 

Um sicherzustellen, dass die Aufgabe korrekt ausgeführt wird, sollte sie in jedem Schritt von der Planung bis zur Fertigstellung verwaltet werden. Dies umfasst die Überwachung und Berichterstellung, um sicherzustellen, dass die Aufgabe innerhalb des vom Zeitplan geplanten Zeitrahmens ausgeführt wird. Projektmanager und Teammitglieder müssen ihre Aufgaben verwalten. Aufgabenlisten (Aktivitäten) und Kanban-Boards sind zwei beliebte Tools zur Verwaltung von Projektaufgaben.

 

Zeitmanagement

Sobald Sie den Zeitplan geplant haben, müssen Sie ihn während der Projektausführung überwachen, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft. Effizientes Zeitmanagement bedeutet höhere Produktivität. Zu Beginn legen Sie sich Ziele, Prioritäten und Fristen fest. Jetzt, da die Projektaufgaben ausgeführt werden, ist es wichtig sicherzustellen, dass diese Daten Ihrem Zeitplan entsprechen.

Kostenmanagement

Bei der Planung des Zeitplans haben Sie auch das Projektbudget geplant. Das heißt aber nicht, dass Ihre Arbeit erledigt ist. Jeder, der ein Haushaltsbudget führt oder sich mit Finanzen befasst, weiß, dass Geld dazu neigt, zu verschwinden. Sie müssen die Projektkosten ständig überwachen und innerhalb des vereinbarten Budgets halten.

Ihr Budget ist der Kernwert, an dem Sie Ihre tatsächlichen Ausgaben während des Projekts messen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die tatsächlichen Kosten zu verfolgen. Mit Kendo Manager, mit dem Sie verfolgen können, wie viel Sie tatsächlich ausgeben, können Sie die erhaltenen Daten mit Ihrem Budget vergleichen.

Qualitätsmanagement

 

Sie können Ihre Ergebnisse pünktlich und im Rahmen des Budgets liefern. Wenn jedoch die Qualität fehlt, ist das Projekt nicht erfolgreich. Aus diesem Grund müssen Sie sicher sein, dass Sie alle von Ihren Projektbeteiligten festgelegten Qualitätsanforderungen erfüllen.

 

Wenn Sie ein Projekt ausführen, müssen Sie zur Aufrechterhaltung der Lieferqualität über Tools wie kendomanager.com verfügen, um den Prozess zu überwachen. Unsere Dashboards (Projekt-Dashboard, Persönliches Dashboard und Dojo-Portfolio-Dashboard) bieten Ihnen die erforderlichen Echtzeit-Tracking-Metriken. Wenn also ein Problem auftritt, können Sie es schnell erkennen und beheben, um die Qualität Ihrer Lieferung aufrechtzuerhalten.

Änderungsmanagement

 

Im Allgemeinen ist Änderungsmanagement der Prozess der Verbesserung von Geschäftsprozessen, Budgetallokation und Geschäft im Allgemeinen in einer Organisation. Bei der Anwendung auf das Projektmanagement beschränkt sich der Fokus jedoch auf das Projekt selbst und steuert Änderungen im Umfang während der Ausführungsphase.

Beschaffungsmanagement

 

Es gibt nur wenige Projekte, die ohne Kauf, Leasing oder Vertrag mit externen Ressourcen durchgeführt werden können. Dieser Vorgang wird als Beschaffung bezeichnet. Das Verwalten verschiedener Beziehungen zu Lieferanten wird als Beschaffungsmanagement bezeichnet.

Ressourcen Management

 

Ressourcen sind alles, was Sie brauchen, um ein Projekt auszuführen. Dies umfasst Ihr Team, Verbrauchsmaterial, Ausrüstung, Materialien usw. Es umfasst die Rollen und Verantwortlichkeiten des Teams, was es benötigt und wo es arbeiten wird.

Zusammenarbeit

 

Sobald die Projektimplementierung beginnt, müssen die Teammitglieder über die Tools verfügen, um zusammenzuarbeiten und in enger Kommunikation zu bleiben. Dies kann zu einer höheren Produktivität und Zusammenarbeit führen, die erleichtert werden kann, wenn verwendete Tools Teammitglieder verbinden, unabhängig davon, ob sie sich im selben Büro befinden oder remote arbeiten.

Überwachung und Kontrolle

 

Überwachen Sie während der Projektausführung ständig den Fortschritt aus allen Blickwinkeln und versuchen Sie, den Prozess zu steuern, um den Zeitplan und das Budget Ihres Projektplans einzuhalten. Wir können diese Technik als ständige Überprüfung der Realisierung Ihres Projekts in Bezug auf die geplante Leistung zusammenfassen. Wenn Anomalien auftreten, identifizieren und korrigieren Sie diese schnell, um die Kontrolle über Ihr Projekt zu behalten.

Es gibt viele Projektsteuerungstechniken und dies sind nur einige davon:

• Projektstrategie,
• Methodik,
• Risikomanagement,
• Qualität und Ressourcen…

Berichterstattung

 

Die Berichterstattung hat zwei Auswirkungen auf das Projekt. Zum einen können Projektmanager den Fortschritt überwachen, zum anderen werden den Stakeholdern Daten durch Präsentationen zur Verfügung gestellt, die sie über die Projektumsetzung auf dem Laufenden halten. Projektberichte können vom Aufgabenfortschritt bis zu Abweichungen und Kosten variieren.

In Kendo gibt es Berichte zum Projekt- und Portfoliostatus, zur Aktivitätsliste, zur Ressourcenzuweisung und zur Zuweisungszuweisung. Sie können auch die Kosten verfolgen. Alle Berichte können in Word, Excel oder PDF gedruckt und erstellt werden.

Projekt schließen

Übertragungsphase

 

Ihr Projekt ist die Erstellung eines neuen Produkts. Dies markiert das Ende der Projektausführung und den Beginn des Projektabschlusses. Aus diesem Grund muss überprüft werden, ob alle gelieferten Produkte identifiziert, vervollständigt und an die entsprechende Partei übergeben wurden.

Bestätigen Sie den Abschluss

 

Das Projekt ist erst abgeschlossen, wenn alle bestätigt haben. Sie müssen eine Bestätigung von allen Stakeholdern, Kunden und sogar vom Team erhalten. Dies bedeutet Auschecken, um Verwirrung und kurzfristige Änderungsanforderungen für das Projekt zu vermeiden.

 

Diese Abmeldedokumente können kendomanager.com entweder im Dokumentabschnitt hinzugefügt oder mit der entsprechenden Aufgabe (Aktivität) versehen werden. Sie haben jetzt eine digitale Dokumentation, um sicherzustellen, dass alle zustimmen.

Überprüfung der Dokumentation

 

Normalerweise ist der Projektmanager (Projektmanager) dafür verantwortlich, alle Verträge und Unterlagen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung und unterschrieben ist. In größeren Organisationen gibt es manchmal eine Person, die der Administrator (Manager) für diesen Job ist.

Ressourcen freisetzen

 

Bevor das Projekt tatsächlich abgeschlossen werden kann, müssen Sie das Team, alle Vertragsarbeiter, Mitarbeiter usw. offiziell entlassen. Sie müssen über ein Verfahren verfügen, um zu informieren und sicherzustellen, dass alle Projektteilnehmer bezahlt werden.

Post mortem

 

Post-mortem ist, wenn Sie sich ein abgeschlossenes Projekt ansehen und einen Prozess auswählen, um aufzuzeichnen, was funktioniert hat und was nicht. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Erfolge zu replizieren und Fehler für das nächste Projekt zu beheben. Vergessen Sie auch nicht, mit Ihrem Team zu feiern. Sie verdienen es.

Die dreifache Einschränkung

 

Kein Projektmanagement-Leitfaden wäre vollständig, ohne die dreifache Einschränkung zu erwähnen. Die dreifache Einschränkung im Projektmanagement bezieht sich auf Zeit, Projektumfang und Kosten. Zeit ist Ihr Zeitplan, der Umfang sind die Aufgaben (Aktivitäten), die zur Erreichung der Projektziele erforderlich sind, sowie die Kosten für die Finanzierung oder das Projektbudget.

Sie können sehen, wie wichtig dies für jedes Projekt ist. Die drei Punkte dieses Dreiecks beeinflussen sich immer gegenseitig. Wenn Sie rechtzeitig versagen, müssen Sie den Umfang oder die Kosten anpassen. Gleiches gilt für andere Punkte.

Der Erfolg eines Projekts beruht auf diesen drei Säulen. Obwohl die Verwaltung der dreifachen Einschränkung kein erfolgreiches Projekt gewährleistet und viele andere Faktoren eine Rolle spielen, sind dies die drei Grundpfeiler, die verwaltet werden müssen, da sonst Probleme bei der Projektimplementierung auftreten.

Projektmanagement-Tools

 

Heute ist die Welt ganz anders als damals, als Henry Gantt lebte, wo die Projektpläne von Hand erstellt wurden. Seitdem haben sich die Projektmanagement-Tools erheblich weiterentwickelt.

Heute steht eine breite Palette von Projektmanagement-Tools zur Verfügung, sowohl online als auch mobil, mit denen Sie Ihre Projekte verwalten können.

Gantt  Chart

Die heutigen Gantt-Diagramme sind interaktiv und kollaborativ, haben jedoch ihre Grundstruktur beibehalten, nämlich die Tabelle links und die Zeitleiste rechts. Die Aufgaben im Gantt-Diagramm werden links aufgelistet und füllen die Zeitleiste aus. Die Statusleiste erstreckt sich vom Startdatum bis zum Enddatum. Sie sind für die Planung und Steuerung Projekte verwendet.

Gantt Chart bietet jedoch noch viel mehr Möglichkeiten, z. B. Kendo Manager Network Gantt Chart, mit dem Sie Meilensteine setzen, abhängige Aufgaben zuweisen und verbinden können. Die Bearbeitung erfolgt einfach durch Ziehen und Ablegen.

Schalttafel

Grundsätzlich ist das Dashboard eine Zusammenstellung von Projektdaten wie Budget, Aufgabenstatus, Teamarbeitsbelastung und Gesamtplanstatus. Es bietet eine allgemeine Ansicht des Projekts und zeigt dessen Fortschritt, der in mehreren Metriken abgebildet ist.

Das Dashboard ist ein ideales Tool, um Stakeholder über das Projekt zu informieren, da sie normalerweise nicht auf kleine Details eingehen möchten.

Aufgabenliste

Projektmanagement-Tools werden verwendet, um Aufgaben zu verwalten, zuzuweisen und den Projektfluss zu verfolgen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Projektplans entsprechen. Eine gute Projektmanagementsoftware gibt den Teams mehr Kontrolle über ihre Aufgaben und den Managern mehr Transparenz im Prozess.

Mit Kendomanager.com können Teams ihre Aufgaben und nur ihre Aufgaben in einem persönlichen Dashboard anzeigen. Sie können dann ihre anstehenden Aufgaben überwachen, Aufgaben aktualisieren, sobald sie abgeschlossen sind, und nach Bedarf Nachrichten senden oder Kommentare an den Teamleiter hinterlassen. Kendomanager.com fördert die Zusammenarbeit im Team, egal ob im selben Büro oder remote, damit sie produktiver zusammenarbeiten können.

Projektkalender

 

Ein Projektkalender ist eine praktische Möglichkeit, Termine und andere wichtige Meilensteine in einem Projekt zu verfolgen. Es hängt mit den Projektplänen und dem Zeitplan zusammen.

Kanban board

 

Kanban ist ein visuelles Tool zur Verfolgung von Projektaktivitäten, die ursprünglich in der Produktion verwendet wurden. Dies bedeutet, dass die Arbeit nur dann bereit ist, wenn die Ressourcen und Kapazitäten dafür bereit sind.

Das Kanban besteht aus einem Feld mit Spalten, die den Produktionszyklus darstellen, und einer Karte unter diesen Spalten, die die Aufgaben darstellen. Die Karten werden dann von Spalte zu Spalte verschoben, wenn der Auftrag geplant, ausgeführt und abgeschlossen wird. Kanban sorgt für Transparenz und sorgt dafür, dass sich die Teams auf den jeweiligen Job konzentrieren.

Workload-Tools

Die Arbeitsbelastung ist der zugewiesene Arbeitsaufwand. Manchmal ist die Arbeitsbelastung schlecht verteilt, und während einige die größte Belastung tragen, bleiben andere relativ untätig. Ein solcher Zustand führt zu einer unausgeglichenen Last. Beim Zuweisen und Ausführen von Aufgaben ist es wichtig zu wissen, für wie viel Arbeit jedes Teammitglied verantwortlich ist.

Kendo Manager löst dieses Problem mit seiner Dojo-Seite, auf der alle aktiven Prozesse in Echtzeit angezeigt werden.

Ressourcen-Management-Software

Ressourcen sind alles, was Sie für ein Projekt benötigen. Das bedeutet Werkzeuge, Ausrüstung, Vorräte und sogar Menschen. Ressourcenmanagement und Ressourcenverfügbarkeit nach Bedarf sind ein wichtiges Segment in jedem Projekt. Dies ist besonders wichtig, wenn es um externe Lieferanten geht. Aus diesem Grund benötigen Sie ein Tool, mit dem Sie den Ressourcenverbrauch verfolgen können, wie viel sie kosten und wann Sie sie im Projekt benötigen.

Timesheet

Die Überwachung der Arbeitszeiten von Teammitgliedern oder Auftragnehmern liegt in der Verantwortung des Projektmanagers. Projektmanager benötigen ein Tool, mit dem sie die Arbeitszeiten verfolgen und dann zur Genehmigung einreichen können, um sicherzustellen, dass sie alle pünktlich für die von ihnen geleistete Arbeit bezahlt werden.

Collaboration-Tools

Effektive Kommunikation verbessert die Teamarbeit und erhöht die Effizienz und Produktivität. Es kann schwierig sein, wenn sich alle im selben Raum befinden, insbesondere wenn sich die Teammitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen befinden.

Unabhängig davon, ob Ihr Team viele Remote-Mitarbeiter oder externe Kunden hat oder größtenteils intern ist, kann die Verwendung von Tools für die Zusammenarbeit die Zeit drastisch reduzieren und dazu beitragen, die wichtige Projektkommunikation mit dem Projekt aufrechtzuerhalten. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie an einem Post-Mortem-Projekt arbeiten oder einfach nach wichtigen Projektdokumenten suchen und Gespräche über ein größeres Projekt führen.

Kendomanager.com erleichtert die Zusammenarbeit mit wichtigen Optionen wie dem Teilen und Kommentieren von Dokumenten.

Rollen im Projektmanagement

Projekte sind nicht nur Werkzeuge und Phasen: Projekte werden von Menschen ermöglicht. Diese Leute müssen bestimmte Jobs machen. Ein Projekt funktioniert am besten, wenn diese Rollen genau definiert sind. Obwohl es Projektmanagementmethoden gibt, die eine größere Fluidität ermöglichen, sind dies die Hauptrollen im Projekt:

Projektsponsor

Dies ist die Person, die für das Ergebnis des Projekts verantwortlich ist. Projektsponsoren sind häufig leitende Angestellte, die auf die Idee für das Projekt gekommen sind. Ein Vertriebsleiter würde beispielsweise ein Projekt zur Einführung eines neuen Online-Verkaufstools sponsern.

Letztendlich repräsentieren sie den Käufer des Projekts. Abhängig von der Organisation kann es unterschiedliche Ebenen von Projektsponsoren geben, wie z. Executive Sponsor des Projekts.

Projektmanager

Dies ist die Person, die für die Leitung des Teams und die Organisation der Arbeit verantwortlich ist. In formelleren, strukturierten Organisationen und bei größeren, komplexeren Projekten wird der Projektmanager normalerweise durch ein geeignetes Zertifikat wie das PMI-Zertifikat zertifiziert.

In informellen Organisationen ist vom Projektmanager kein Zertifikat erforderlich. Projektmanager sind für die Planung, Überwachung und Berichterstattung des Projekts verantwortlich, einschließlich Ressourcenplanung, Kostenschätzung und vielem mehr.

Lieferant

Jemand erledigt die Arbeit, und das kann ein interner Anbieter sein, wie ein Entwicklungsteam oder ein externer Auftragnehmer. Der Lieferant im Projektteam wird durch den Hauptansprechpartner vertreten, der sein technischer Experte, Kundenbetreuer oder Projektmanager sein kann.

Teammitglied

Dies ist die Person, die mit der Durchführung eines Teils des Projekts beauftragt ist. Die Teammitglieder sind qualifizierte Fachkräfte, die daran arbeiten, zum Ziel des Projekts beizutragen.

Ihre Aufgabe ist es, die gelieferten Ergebnisse zu vervollständigen und mit dem Benutzer zusammenzuarbeiten, um zu verstehen, was ihre Geschäftsanforderungen sind und wie sie erfüllt werden können.

Stakeholder

Dies ist eine Person oder Gruppe, die ein persönliches Interesse oder einen „Anteil“ am Projekt hat. Es kann eine interne Gruppe oder Agentur in der Organisation sein oder es kann die allgemeine Öffentlichkeit für ein öffentliches Bauprojekt sein.

Der Projektmanager arbeitet in der Regel daran, das Projekt den Stakeholdern während des gesamten Projektlebenszyklus mitzuteilen, und bittet um Feedback zu den erzielten Ergebnissen und zur Umsetzung, während er ihre Erwartungen verwaltet.

Kunden

Dies ist die Gruppe oder Person, für die das Projekt geliefert wird, oder eine Schlüsselkomponente des Projekts.

Projektmanagementprozesse

Rollen im Projektmanagement sind die Personen, die die Prozesse verwalten. Obwohl wir dieses Thema bereits angesprochen haben, verdient es mehr Aufmerksamkeit. Prozesse unterstützen den Lebenszyklus und helfen Ihnen, die Arbeit durch den Lebenszyklus zu bewegen, bis das Ziel erreicht ist.

Die wiederkehrenden Projektmanagementprozesse sind:

• Risikomanagement: Mithilfe des Risikomanagementprozesses können Sie ermitteln, was mit Ihrem Projekt möglicherweise schief geht, und dann die Reaktion so definieren, dass Notfallpläne vorhanden sind. Dies geschieht normalerweise bei größeren Projekten, nicht bei kleineren. Obwohl selbst kleine Teams eine ordnungsgemäße Synchronisierung mit dem Team benötigen würden, um potenzielle Probleme im Plan zu identifizieren. Auf diese Weise würden sie sich vor dem Unerwarteten schützen und Aktionspläne für den Fall einer unvorhergesehenen Situation haben.
• Problemmanagement: Ein Problem ist ein aufgetretenes Problem (außer einem Risiko, da es noch nicht aufgetreten ist). Problemmanagement ist die Art und Weise, wie Sie Probleme lösen, wenn sie in Ihrem Projekt auftreten. Im Projekt sollte überlegt werden, wie Maßnahmen zur Lösung des Problems ergriffen werden, da mit hoher Wahrscheinlichkeit Probleme während der Projektdurchführung auftreten.

Das Problemmanagement umfasst Prozesse wie: Wer muss benachrichtigt werden, wie treffen Sie Entscheidungen darüber, was als Nächstes zu tun ist, und wer ist berechtigt, Maßnahmen zur Lösung des Problems zu ergreifen.

• Change Management: Jedes Projekt hat Änderungen. Manchmal liegt dies daran, dass das Ziel zu Beginn nicht besonders genau definiert war. Oder weil sich die Geschäftsstrategie geändert hat und das Projekt entsprechend aktualisiert werden muss. Der Änderungsprozess hilft Ihnen dabei, sie mit dem geringsten Aufwand in Ihren Projektplan aufzunehmen.
• Beschaffungsmanagement: Bei vielen Projekten wird mit Lieferanten zusammengearbeitet. In der Regel werden Verträge mit Lieferanten geschlossen, sodass jeder weiß, was zu erwarten ist und was Sie für Ihr Geld erhalten
• Kommunikation: Ja, Kommunikation ist ein Prozess! Sie müssen ermitteln, wer wann welche Nachricht empfangen muss und welcher Kommunikationsmodus am besten geeignet ist. Ein Kommunikationsplan hilft Ihnen dabei. Ein Kommunikationsplan hilft Ihnen dabei, Ihr Projekt am schnellsten und effizientesten zu verfolgen.

Dies sind die häufigsten Prozesse, die im Projektmanagement auftreten. Sie können jedoch auch eigene benutzerdefinierte Prozesse erstellen, um mit den „Launen“ Ihrer Organisation umzugehen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass Sie nicht jedes Mal neu beginnen und die Standardisierung bei der Verwaltung von Projekten so weit wie möglich einführen.

Projektmanagement Methodik

 

Im Folgenden finden Sie einige gängige und bewährte Ansätze für das Projektmanagement, damit Sie nicht nach der richtigen Methodik suchen:

Wasserfall

Das Wasserfallmodell ist ein linearer Ansatz für die Erledigung der Aufgabe. Sie kommen zu einer Anfrage, stellen ein Design zusammen, erstellen eine Lösung, testen und implementieren sie und verschieben sie dann in die Wartungsphase.

Gut für: Projekte, bei denen die Anforderungen klar sind oder kleine Änderungen auf dem Weg erwartet werden.

Vermeiden Sie wann: Sie wissen nicht wirklich, wie Sie das Endergebnis erzielen werden, und die Anforderungen sind nicht klar.

Agile

Agile wird häufig in Softwareprojekten verwendet, wird jedoch zunehmend bei anderen Projekttypen wie Marketing eingesetzt. Es handelt sich um operative Arbeit in kurzen Zeiträumen, die als „Sprints“ bezeichnet werden. Der Job ist zeitlich begrenzt und das Team unternimmt so viel wie möglich, bevor es mit den nächsten Anforderungen fortfährt.

Gut für: Projekte, in die Sie schnelle Gewinne integrieren und iterativ erstellen möchten.

Vermeiden Sie, wenn: Sie in einer traditionellen Umgebung arbeiten und die Änderung der agilen Methoden noch nicht vollständig oder gar nicht verstanden ist.

Lean

Lean bedeutet in letzter Zeit mehrere Dinge, seit die Lean Startup-Bewegung entstanden ist, die einen iterativen Ansatz für die Produktentwicklung bevorzugt und es beinhaltet, Endbenutzer frühzeitig und häufig für Feedback zur Projektabwicklung zu gewinnen.

Im traditionellen Projektmanagement ist Lean PM eine Möglichkeit, Verschwendung in Prozessen zu beseitigen und sicherzustellen, dass die beteiligten Personen effizient zusammenarbeiten. Lean vereinfacht die Übergabe zwischen Teams und vermeidet Verzögerungen.

Gut für: Prozessverbesserungsprojekte und kritische Initiativen, auf die man sich konzentrieren sollte.

Vermeiden Sie wann: Sie sind sich nicht sicher! Jede Arbeit kann davon profitieren, dass versucht wird, die beteiligten Prozesse so einfach und benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten.

Wie werde ich Projektmanager?

Projektmanager sind führend. Sie müssen ihre Teams motivieren sowie ihren Projektfortschritt planen, überwachen und darüber berichten. Es ist ein Job, der viel Arbeit erfordert. Sie müssen über starke Kommunikationsfähigkeiten verfügen und in der Lage sein, sich mit den Stakeholdern und dem Projektteam zu verbinden.

Formelle Projektmanager werden normalerweise durch eine Agentur wie PMI in den USA oder PRINCE2 in Großbritannien zertifiziert. Nach der Zertifizierung müssen sie ihre Zertifizierungen beibehalten, indem sie zusätzliche Schulungen erwerben, um die Zielanzahl der Professional Development Units (PDUs) zu ermitteln.

Wie bereits erwähnt, wurden die Qualifikationsstandards für zertifizierte Projektmanager kürzlich um mehr Führungsqualitäten und Geschäftsfähigkeiten erweitert. PMI-Zertifizierungen und PDU-Standards finden Sie im Project Management Knowledge Guide (PMBOK® Guide) – Sechste Ausgabe oder auf deren Website. Die Zertifizierung ist jedoch nicht immer eine Bedingung, sondern kann später in der Karriere eines Menschen erworben werden. Die meisten Projektmanager beginnen normalerweise mit einem Abschluss an einer geeigneten Fakultät oder mit etwas Erfahrung auf dem Gebiet, auf das sich das Projekt bezieht.

Projektmanagement Geschichte

Sie können sich das Projektmanagement als eine relativ neue Disziplin vorstellen, aber tatsächlich verwalten die Leute Projekte bereits vor der Chinesischen Mauer, vor den römischen Aquädukten, vor den Pyramiden von Gizeh und wahrscheinlich sogar davor. Es ist undenkbar zu glauben, dass die Pyramiden ad hoc gebaut wurden. Stattdessen können Sie darauf wetten, dass es Pläne, Zeitpläne, Teams, Budgets und alles gab, was wir heute als Projektmanagement erkennen würden.

Die standardisierte Disziplin des Projektmanagements begann sich in den 1950er Jahren wirklich zu entwickeln. Bis dahin hatten viele Branchen strukturierte Management- und Produktionsprozesse implementiert. Das Gantt-Diagramm von Henry Gantt wurde bereits verwendet und war eine beliebte Wahl für die Planung. Die Dupont Corporation fügte Planungswissen hinzu, indem sie die Critical Path-Methode von 1957 entwickelte, mit deren Hilfe die Benutzer verstehen konnten, welche Aufgabe im Plan zum Zeitpunkt des Datums die geringste Flexibilität aufwies.

Seit den 1950er Jahren verwalten Menschen Projekte seit Jahren, wobei sie häufig benutzerdefinierte Methoden anwenden und Prozesse selbst entwerfen. Dies änderte sich, als der Project Management Guide (PMBOK® Guide) des Project Management Institute (PMI) 1998 als ANSI-Standard akkreditiert wurde.

In den letzten Jahren haben sich auch im Projektmanagement große Veränderungen ergeben. Erstens gibt es jetzt den ISO-Standard für Projektmanagement (IS21500), der 2012 veröffentlicht wurde. Die größte Änderung ist jedoch die Verlagerung von der Planung des Lernens und der technischen Projektmanagementfähigkeiten hin zur Erkenntnis, dass Menschen bei Projekten eine Rolle spielen.

Die Wissensbasis für das Projektmanagement wächst ständig. Die Ausgabe 2017 des PMBOK-Leitfadens (sechste Ausgabe) enthält einen Abschnitt über den Ressourcenkontrollprozess und aktualisierte Abschnitte über Projektüberwachung und -arbeit, Kontrollplanung, Kontrollkosten, Qualitätskontrolle und Beschaffung von Kontrollen.

Im Jahr 2016 führte PMI eine völlig neue Reihe von Kompetenzen für PMP-Zertifizierungen und PDU-Anforderungen mit dem Namen Talent Management ein. Traditionell mussten professionelle Projektmanager (PMPs) grundlegende Fähigkeiten im technischen Projektmanagement nachweisen. Sie müssen nun umfassendere betriebswirtschaftliche Fähigkeiten wie Strategie und Kundenbeziehungen oder Führungsqualitäten wie Coaching und emotionale Intelligenz nachweisen. Aktuelle Projektmanager sollten eher wie Mini-Führungskräfte sein und über das gesamte Projektspektrum hinweg sowohl taktisch als auch strategisch orientiert sein können.

Projektmanagement: das Ende des Anfangs

Projektmanagement ist ein gewaltiges Unterfangen, das sich aus Disziplinen zusammensetzt, die komplex genug sind, um ein lebenslanges Studium zu ermöglichen. Jeder, der es mit Projektmanagement ernst meint, weiß, dass dies nur die Spitze des Eisbergs ist. Es gibt eine Fülle von Projektmanagement, die wir derzeit nicht oder nur oberflächlich bearbeitet haben.

Aber jetzt wissen Sie, was Projektmanagement entscheidend macht, und wenn Sie interessiert sind, kann es eine Fähigkeit sein, die Sie unweigerlich faszinieren und frustrieren wird. Trotzdem wird es Ihnen nie langweilig. Sei einfach nicht selbstgefällig, du kannst immer etwas Neues lernen.